Email是陌生開發中CP值最高的工具，這麼多年來，還是深受業務老手的喜愛，因為email不但可以大量發送，還可以針對收件人的角色客製化會吸引他的內容。
- 被Email郵件服務商 (Email Service Provider) 的篩選機制判定為垃圾郵件
- 收件人手動標記你的開發信是垃圾郵件
以上兩個原因中，第一種AI過濾機制，雖然不斷推陳出新，卻還算是有跡可尋，相較之下，第二種人為篩選的變數更多，更加難以掌握。
這裡我們想要介紹幾個有效的方法，教你避免被ESP過濾機制判定，以及如何避免被人為標記成垃圾郵件的方法。
什麼是垃圾郵件(Spam)
通常垃圾郵件指的是，沒有經過收件人同意，就大量發送的電子郵件，內容往往包含廣告、惡意軟體(malware)、病毒(virus)、或網路釣魚(phishing)。
以下是幾個常見的垃圾郵件特徵
大量發送（超過10個以上的收件人）
沒有標題或是標題包含亂碼
未經收件人同意就發出
匿名發信人
郵件內容要求點擊可疑的網路連結
本文的圖片比例過高
內容帶有過多連結
夾帶可疑附件或執行檔
這些都是會影響開發信到達率的重要因素。
如何避免開發信被判斷成垃圾郵件
如同上面提到的，有兩種情形你的開發信會被當成垃圾郵件：被email服務商的系統過濾標記，或是收件人手動標記。
- email服務商會分析所有的內容：用哪個email帳號發送、這個帳號以前發過多少郵件，現在嘗試發送多少郵件、從何處發送、以及過往的開信率。這些數據都會影響你下次郵件的送達率。
- 收件人對你的郵件的處理方式，會大大影響你的網域聲譽(domain reputation) ，如果很多人把你的郵件標記成垃圾郵件的話，將來即使寄出不是垃圾郵件的內容，也很容易被歸納成垃圾郵件。
所以我們一定要知道email服務商判定垃圾郵件的標準，盡可能的不要碰觸到他們的底線，在內容的設計上，也不能引起收件人的反感，以避免我們的陌生開發信被當成是垃圾郵件(spam)。
如何避免讓你的開發信被ESP過濾機制判定成垃圾郵件
1. 不要使用追蹤用的短連結
釣魚網站會將網址隱藏在短網址中來迴避過濾器，因此短網址也可能被誤判為垃圾郵件。如果覺得連結很長、很礙眼，適當的作法是把它設為某些文字(anchor words)的超連結，而不是整串複製貼上。
2. 避免使用垃圾郵件常用的詞彙
由於垃圾郵件都會被AI拿去分析，因此email服務商已經整理一套垃圾郵件常用的詞彙。任何關於大量賺錢、少花錢，或是保證賺錢的主題，或全部大寫的英文組合，過於亮眼的顏色，和過多的驚嘆號（例如：免費、50%折扣、立即購買!），都是過濾器的目標。
在內容上，請盡量從收件者的角度，或是顧客需求提供相對應的內容，這些內容必須是收件者感興趣或有幫助的，例如：產品教學、專業知識、產品資訊、引導教學、食譜、專家意見等內容。
請參考我們整理的常見spam字詞清單，避免你的郵件觸發AI垃圾郵件過濾機制喔！
3. 使用最佳的文字與圖片比例
由於過往的垃圾郵件大量使用圖片，導致email服務商把圖片比例訂為一個重要的垃圾郵件判定指標，過度的使用圖片會提高你被判定為spam的風險，因此我們建議如果要放圖片的話，文字與圖片的比例最好維持在80:20。
除此之外，請注意無效的圖片連結（讓訂閱者看到一個大X），也會增加誤判的機會。另外也不要在圖片裡放過多文字，文字佔圖片超過20%的面積，也很容易被判定為垃圾郵件。
4. 客製化你的郵件內容
垃圾郵件的本質就是不管收件人是誰，一律大量發送一樣的內容，每封郵件看起來都是一樣的，所以垃圾郵件的過濾器就會針對這一點去做篩選。
為了避免被判定成垃圾郵件，你可以在郵件中加入一些客製化的元素，例如在信件標題或內文中加上收件人的姓名、公司等。這樣一來，不但被判定為垃圾郵件的機率降低了，開信率、點擊率、轉化率都有可能也會跟著提高。
5. 減少附件大小，或是不要用附件
實驗證明，越大的email附件，越容易被判定成垃圾郵件！
解決的方法很簡單，只要將附件存在Google Drive這種可信賴的雲端硬碟，然後將連結放在內文即可。因為Google Drive在上傳時都會進行自動掃毒，所以對於email服務商或是收件人來說，都是相對安全的作法。
6. 確保你的email名單有經過測試
當你將email發送到無效地址時會被ESP服務商退回，退信率越高，你的整體聲譽越低，也就越容易被判定為高危險群的垃圾郵件。
7. 使用與你的企業、寄件人相關的名稱
如果你的發信信箱是Kevin@example.com，就不要用Allen作為寄件人名稱。
另外請避免使用no-reply@example.com作為寄件人，以增加收件者與你互動的機會，也可以減少被誤判為垃圾郵件的機率
8. 追蹤開信率(open rate)與垃圾郵件投訴率(report spam)
低開信率跟高投訴率很容易讓email服務商把你將來的信件都擋掉，因此透過坊間的一些發信軟體，你可以追蹤這些數據，並且移除那些都不開信的收件人。並且要在郵件中，清楚的提供退訂的功能，讓收件人可以輕鬆退出你的寄送名單，以免收件人一時不滿，就直接把你的開發信投訴為垃圾郵件。
這邊提供幾個平均值給大家參考
B2C的平均開信率為20.81%
B2B的平均開信率為15.1%
平均退訂率為0.23%
平均垃圾郵件投訴率為0.5%
9. 追蹤跳出率(Bounce Rate)
跳出率 = 未送達的郵件數量/ 已發出的郵件數量
跳出又分成永久退信與暫時退信
永久性退信（ Hard Bounce ）：Email 因為寄送到無效的 Email 地址，伺服器找不到可傳送的目標而退回。常見的原因包括打字錯誤（例如把.com打成.con），或者收件者信箱已刪除（例如離職）。
暫時性退信（ Soft Bounce ）：雖然Email寄往一個有效的地址，但因為某些暫時性的原因造成無法寄送而被退回。常見的原因有，收件者信箱已滿、收件者在度假無法回信...等。
跳出率越高，對寄件人聲譽傷害越大，最理想的跳出率當然是0，但是這個數字太不切實際，一般說來，我們會藉由名單的整理與重新篩選，把跳出率壓在5%以下。
10. HTML編碼錯誤
錯誤的HTML編碼也是觸發AI篩選機制的因素之一，所以如果沒有特殊需求，誠懇的純文字開發信也是不錯的選擇喔！
11. 保護你的IP聲譽（IP Reputation）、網域聲譽(Domain Reputaiton)、郵件聲譽(Email Address Reputation)
IP聲譽、網域聲譽、與郵件聲譽都是垃圾郵件篩選器判斷的重要因素，以下是一些你該注意的事項。
- 盡量不要使用動態IP
動態IP指的是兩個人以上同時使用的IP，例如在家裡的wifi或是咖啡廳wifi的狀況，因為你不知道其他人做了哪些事情，影響了這個IP的聲譽，所以很有可能當你使用一樣的IP發信時，會被email服務商判定為高危險群的垃圾郵件。現在有很多免費軟體可以檢查IP聲譽，例如ReputationAuthority 或 Sender Score，大家可以自己嘗試看看。 - 不要用新的email帳號發送大量開發信
如果一定要使用新的email帳號，請先從小規模的郵件開始，確保高開信率與低彈跳率，然後每天不斷增加數量，以提高郵件聲譽。 - 保護你的email郵件聲譽(email address reputation)
Kevin@example.com 和 Allen@example.com 的聲譽(reputation)是有差別的，請持續保持高開信率、低退件率，以維護你的郵件聲譽。 - 設立一個單獨的email郵件來寄送開發信
當全公司都用一樣的域名(domain name)時，你很難控管網域聲譽(Domain Reputation)。所以有些公司會把要發信的email信箱獨立出來使用，以釐清責任，並確保聲譽分數不受其他人影響。
12. 設定SPF、DKIM、DMARC紀錄
SPF，DKIM和DMARC是三個郵件身分驗證的保護步驟，以確保寄件人是本人無誤，它也可以保護寄件者免遭網路釣魚者與駭客的侵害，因此我們很推薦在發信前先把他設定好喔！
13. 遵守基本法規
根據CAN-SPAM法案，每個發送者都應遵守某些規則，以確保大家的安全。例如：
不要通過開放中繼發送電子郵件
在電子郵件底部必須放置退訂連結
電子郵件應包含真實的標題
一封電子郵件應至少包含一個句子，內容不可為空白
14. 使用工具測試
坊間有許多工具，可以幫助你檢查要發送的電子郵件是否會通過垃圾郵件篩檢程式，也是一個可以參考的選項。
如何避免陌生開發信被收件人舉報成垃圾郵件
如果郵件內容不符合收件人的期望，或是他們懷疑你的電子郵件是垃圾郵件，那你就很有可能被舉報到黑名單中心（SpamHaus，Talos Intelligence等）。那麼，我們該如何降低被舉報的機率呢？以下是我們的建議：
1. 內容必須依照收件人的身份作調整
既然是陌生開發信，就代表對方不認識你，在這個大家每天都收到上百封email的年代，看到不認識的寄件人，很容易引起收件人的戒心。 所以你的標題跟內容，一定要跟收件人高度相關，並且為他提供價值，引起他的興趣，讓他想要進一步跟你聯絡。舉例來說，假設你賣的是儀器設備，客戶的採購在乎的是價格，RD主管在乎的是先進的功能，你會發一樣的內容給他們嗎？聰明的你一定會依照他們的喜好作調整不是嗎？
2. 不要使用誤導性的主題或標題
你一定也有這樣的經驗：一封郵件的主題引起你的興趣，點進去看才發現內容跟主題無關，這時候你會怎麼想？是不是覺得上當了？浪費我的時間？ 所以在寄送開發信的時候，主題固然要吸引人，但同時也要跟你的內文相關，不要有任何欺騙的行為，以免收件人心生不滿，舉報你的陌生開發信。
3. 不要寄信給通用的郵件信箱
這邊指的是像 sales@abc.com, service@abc.com, pr@abc.com 這樣子的信箱，任何一個有經驗的業務人員都知道，寄信到這種地址絕對是有去無回的，更糟的是，如果收件人當天心情不好，還會手動把你標記成垃圾郵件，大大傷害你的聲譽(email reputation)。
4. 使用清晰可靠的寄件者姓名
如果收件人不知道你是誰，很可能會不信任你，所以你應該避免使用奇怪的電子郵件（例如197733AWP@xpyris69mail.com），也不要經常更改你的寄件者姓名，包括全名或公司的名稱（例如，SLN的Kevin），讓收件人比較容易知道你是誰。
5. 退訂連結要清楚、流程要簡單
如果你提供退訂的選項，收件人很有可能會選擇退訂，而不是直接把你標記成垃圾郵件。但是如果他覺得這個郵件很討厭，又找不到退訂的選項，你被手動標記的機率就會瞬間爆錶。
6. 避免使用多種顏色、字體、和大寫字母
過多的顏色、字體、和大寫字母的文字，除了容易觸發垃圾郵件的過濾機制以外，還可能引起收件人的不信任。如果打開的電子郵件包含好幾個顏色、難以閱讀的文字、以及各種不同的字體、再加上大區塊的大寫字母，這封開發信被當成垃圾郵件的機率就會大大提升。
如果你想要使用企業色與字體，讓電子郵件在視覺上可識別並贏得信賴，我們強烈建議最多只用兩種顏色，一種用於文字或背景，一種用於行動呼籲的字眼（Call to Action），並且選用單一字體就好。
7. 只使用一個連結做行動呼籲(Call to Action)
行動呼籲的連結看起來必須要是安全的，不要使用一些看起來很可疑的網址，而且使用超過一個以上的連結容易讓收件人分心，降低你的行銷成效。
8. 不要叫收件人做一些奇怪的事情
如果你收到一封郵件，叫你線上匯款、或是叫你打開附件、或是叫你點擊一個可疑的連結，你不會覺得很奇怪嗎？我看到這種一律標記成垃圾郵件，我相信你的收件人也會有跟我一樣的反應。
最後的最後請先測試！
當大規模發送陌生開發信或行銷郵件時，上面提到的技巧都是很重要的。但是，再嚴謹的規劃，還是有可能出問題。所以，你應該先寄一封信給自己，看看你的郵件服務商(ESP)怎麼看待你的郵件，是否被判定為垃圾郵件，並且在收件夾中重新檢視一次自己的信件，以確保不會引起收件者的不悅。
文章出處：https://www.salesleadsninja.com/
